1. Účel informace
V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – dále jen „GDPR“ – informuje Univerzita Palackého v Olomouci ty, jejichž údaje zpracovává (dále jen „subjekty údajů“) o podmínkách, za jakých jsou zpracovávány osobní údaje.
2. Správce osobních údajů
Tato informace se věnuje případům, kdy správcem Vašich osobních údajů je Univerzita Palackého v Olomouci, Křížkovského 511/8, 779 00 Olomouc, Česká republika (dále jen „Univerzita Palackého“). Univerzita Palackého je správcem osobních údajů tehdy, jestliže určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí za stanoveným účelem jejich shromažďování, zpracování a uchování; za tuto svou činnost je právně odpovědná.
Univerzita Palackého je veřejná vysoká škola zřízená podle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách (dále jen „ZVŠ“). Univerzita Palackého svobodně a samostatně uskutečňuje vzdělávací a v souvislosti s ní vědeckou a výzkumnou, vývojovou a inovační, uměleckou nebo další tvůrčí činnost a také další s nimi související činnosti.
3. Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Pověřencem pro ochranu osobních údajů byl ustanoven kancléř Univerzity Palackého v Olomouci, Bc. Mgr. Martin Tomášek, kterého je možné kontaktovat písemně na výše uvedené adrese Univerzity Palackého, případně na e-mailu: dpo@upol.cz. Na pověřence se můžete obrátit v případě, že budete mít jakékoliv dotazy či požadavky ke zpracování a ochraně Vašich osobních údajů.
4. Zásady pro zpracování osobních údajů na Univerzitě Palackého
Univerzita Palackého považuje ochranu osobních údajů za důležitou a věnuje jí velkou pozornost. Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro činnost univerzity, případně souvisí se službou, kterou na Univerzitě Palackého využíváte. Osobní údaje chráníme v maximální možné míře a v souladu s platnými právními předpisy. Zásady a pravidla při zpracování osobních údajů na Univerzitě Palackého upravuj její vnitřní norma nazvaná Ochrana osobních údajů na Univerzitě Palackého v Olomouci. Vnitřní norma mj. stanoví povinnost všech zaměstnanců při zpracování osobních údajů respektovat principy a zásady vyplývající z nařízení GDPR, konkrétně:
Práva subjektu údajů ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným UP
Práva subjektu údajů ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným Univerzitou Palackého v Olomouci v postavení správce osobních údajů
Každý člověk je oprávněn vůči Univerzitě Palackého v Olomouci (dále jen „UP“) uplatnit svá práva vyplývající z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – dále jen „GDPR“.
Naproti tomu každý zaměstnanec Univerzity Palackého je povinen přijmout Vaši žádost, kterou hodláte realizovat některé z níže popsaných práv. Preferujeme, kontaktujete-li v této věci takového zaměstnance UP, kterého se záležitost věcně dotýká (zpravidla zaměstnanec, se kterým jste již dříve věcně komunikoval).
Vaši žádost jste oprávněni také zaslat pověřenci pro ochranu osobních údajů, Bc. Mgr. Martinu Tomáškovi, a to nejlépe e-mailem na adresu: dpo@upol.cz.
Vezměte prosím na vědomí, že zaměstnanec UP vyřizující Vaši žádost je oprávněn požádat o prokázání o Vaší totožnosti, nebyla-li Vaše totožnost jasně prokázána již při podání Vaší žádosti. Důvodem k žádosti o prokázání Vaší totožnosti je zájem na tom, aby nedošlo k narušení ochrany Vašich osobních údajů přístupem cizí osoby k těmto údajům. Platí tedy, že nebude-li Vaše žádost doručena osobně se současným prokázáním Vaší totožnosti, případně nebude-li žádost doručena datovou schránkou, očekávejte prosím, že Vás příslušný zaměstnanec vyzve, abyste osobně osvědčil svou identitu.
Vaše žádost bude vyřízena zpravidla bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtách stanovených GDPR.
Ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným UP v postavení správce osobních údajů můžete vůči UP uplatnit následující práva:
1. Právo na odvolání souhlasu (čl. 7 GDPR)
Každý člověk, o němž UP zpracovává jakýkoliv jeho osobní údaj a který k tomuto zpracování udělil svůj předchozí souhlas, má právo poskytnutý souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu se nedotýká zákonnosti zpracování osobních údajů, ke kterému došlo na základě souhlasu před jeho odvoláním.
Vzhledem ke skutečnosti, že UP je relativně velkou organizací, preferujeme, pokud pro odvolání uděleného souhlasu kontaktujete tu součást UP, s níž jste při udělení souhlasu komunikoval, či přímo zaměstnance, který s Vámi komunikoval při udělení souhlasu – takto lze nejlépe a nejrychleji zajistit, že informace o odvolání souhlasu dospěje co nejdříve k věcně příslušné osobě.
Nejste-li si jisti, zda jste souhlas se zpracováním osobních údajů UP udělili, takovou informaci Vám samozřejmě UP poskytne v souladu s následujícím bodem (právo na přístup k osobním údajům).
2. Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR)
Každý člověk, o němž UP zpracovává jakýkoliv jeho osobní údaj, má právo na přístup ke svým osobním údajům. Toto mj. znamená, že každý člověk může požádat UP, aby mu o zpracování osobních údajů vystavila potvrzení. Obsahem tohoto potvrzení bude:
Vždy údaj o tom, zdali UP zpracovává, nebo naopak nezpracovává osobní údaje, které by se mohly žadatele týkat.
Neomezí-li žadatel svou žádost jen na požadavek sdělení určitých informací, poskytne mu UP tyto informace:
- údaje o účelech zpracování osobních údajů;
- o kategoriích dotčených osobních údajů;
- o příjemci nebo kategorii příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemci ve třetích zemích mimo Evropskou unii nebo v mezinárodních organizacích;
- o plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritériích použitých ke stanovení této doby;
- o existenci práva požadovat od UP opravu nebo výmaz osobních údajů, které se žadatele týkají;
- o existenci práva požadovat po UP omezení zpracování osobních údajů, které se žadatele týkají; o existenci práva vznést námitku proti tomu, jaké osobní údaje žadatele a jakým způsobem UP zpracovává;
- o existenci práva podat stížnost u dozorového úřadu, jímž je Úřad pro ochranu osobních údajů;
- o veškerých dostupných informacích ohledně zdroje osobních údajů v případě, že tyto osobní údaje nezískala UP přímo od žadatele;
- o zpracování osobních údajů způsobem automatizovaného rozhodování a profilování včetně údajů o použitém postupu, významu a důsledcích tohoto zpracování pro žadatele,
- o zárukách, které existují při předání osobních údajů do třetích zemí mimo Evropskou unii nebo mezinárodní organizaci, dochází-li k takovému předání.
Každý člověk, o němž UP zpracovává jakýkoliv jeho osobní údaj, má právo na fyzický přístup ke svým osobním údajům. Toto znamená, že každý člověk může požádat UP, aby mu vydala kopii všech osobních údajů, které ho týkají a které UP zpracovala. Ve vhodných případech či žádá-li o to žadatel, poskytne UP informace v elektronické formě.
UP vydává potvrzení o zpracování osobních údajů bezplatně. UP vydává také první kopii osobních údajů člověka bezplatně.
UP však bude požadovat platbu za vydání druhé a dalších kopií osobních údajů člověka, a to podle administrativní náročnosti daných prací. To neplatí, došlo-li v průběhu času ke změnám v údajích a jejich zpracování a subjekt údajů (člověk, o jehož údaje se jedná) tak žádá o kopie aktuálních údajů.
Právo vydat kopii osobních údajů může být omezeno, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod třetích osob (např. zásahu do autorského práva třetích osob, zásahu do obchodního tajemství apod.).
3. Právo na opravu osobních údajů (čl. 16 GDPR)
Každý člověk, o němž UP zpracovává jakýkoliv jeho osobní údaj, má právo na opravu a doplnění osobního údaje, který se ho týká. Toto znamená, že každý člověk může požádat UP, aby opravila nebo doplnila jakýkoliv osobní údaj, který se žadatele týká. UP je ostatně sama povinna vést osobní údaje pokud možno přesné a aktualizované (v souladu s čl. 5 GDPR).
Pokud UP opraví nebo doplní jakýkoliv osobní údaj, protože ji o takovou opravu nebo doplnění požádal člověk, jehož se osobní údaje týkaly, UP zároveň potvrdí takovému člověku, že došlo k příslušnému opatření, zpravidla jej tedy informuje, že došlo k opravě či doplnění informace (nebyl-li dán důvod k odmítnutí opravy či doplnění).
Pokud UP opraví nebo doplní jakýkoliv osobní údaj, protože ji o takovou opravu nebo doplnění požádal člověk, jehož se osobní údaje týkaly, oznámí UP opravu či doplnění všem příjemcům, kterým již dříve takové osobní údaje zpřístupnila. Neučiní tak pouze tehdy, pokud se oznámení příjemcům ukáže jako nemožné nebo vyžaduje nepřiměřené úsilí.
4. Právo na výmaz osobních údajů (čl. 17 GDPR)
Každý člověk, o němž UP zpracovává jakýkoliv jeho osobní údaj, má – za níže stanovených podmínek - právo na výmaz každého osobního údaje, který se ho týká. Toto právo znamená, že UP v minulosti získala osobní údaj konkrétního člověka, avšak následně nastane povinnost UP takový údaj vymazat.
Skutečnost, která nutí UP osobní údaj vymazat, nastává když:
- Konkrétní osobní údaj již není potřebný pro žádný účel, pro něž byl shromážděn nebo jinak zpracován.
- UP získala osobní údaj na základě souhlasu konkrétního člověka, avšak tento člověk svůj souhlas později odvolal a zároveň již neexistuje jiný právní důvod, proč by UP tento osobní údaj konkrétního člověka zpracovávala.
- UP zpracovala osobní údaj konkrétního člověka, protože pro to měla oprávněný důvod (zájem), avšak tento konkrétní člověk vznesl námitku proti zpracování tohoto osobního údaje ve smyslu čl. 21 odst. 1 GDPR, tedy námitku zpochybňující nebo popírající oprávněnost zpracování osobního údaje ze strany UP, a následně se ukázalo, že UP nedisponuje ve vztahu k danému osobnímu údaji takovým oprávněným důvodem pro zpracování osobních údajů, který by převážil nad oprávněnými zájmy, právy či svobodami dotčeného člověka (subjektu údajů) proti zpracování jeho osobních údajů.
- UP zpracovávala jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka protiprávně.
- UP zpracovávala jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka, avšak UP musí tento osobní údaj vymazat, aby splnila právní povinnost, kterou jí ukládá právo Evropské unie, nebo právo jejího členského státu.
- UP zpracovávala jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti nezletilým subjektům údajů dle čl. 8 odst. 1 GDPR.
Jestliže UP zveřejnila jakýkoliv osobní údaj, který zpracovávala ohledně konkrétního člověka, a následně jí vznikla právní povinnost tento osobní údaj vymazat, informuje další osoby, které dotčený osobní údaj dále zpracovávaly, aby tento dotčený osobní údaj, veškeré jeho kopie nebo replikace a veškeré odkazy na něj vymazali. Uvedená opatření UP provede v přiměřeném rozsahu s ohledem na dostupnou technologii a náklady na provedení.
UP však osobní údaj konkrétního člověka nevymaže, přestože je splněna alespoň jedna z výše uvedených podmínek, pokud nastane některá z níže uvedených situací:
- UP zpracovává jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka a toto zpracování je nezbytné pro výkon práva na svobodu projevu a informace.
- UP zpracovává jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka a toto zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, jíž jí ukládá právo Evropské unie nebo právo jejího členského státu.
- UP zpracovává jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka a toto zpracování je nezbytné pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je UP pověřena.
- UP zpracovává jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka a toto zpracování je nezbytné kvůli veřejnému zájmu v oblasti veřejného zdraví, zejména kvůli poskytování pracovně-lékařských služeb a ochraně před vážnými přeshraničními zdravotními hrozbami nebo zajištění norem kvality a bezpečnosti zdravotní péče.
- UP zpracovává jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka a toto zpracování je nezbytné pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého nebo historického výzkumu nebo pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by právo na výmaz znemožnilo nebo vážně ohrozilo splnění cílů uvedeného zpracování.
- UP zpracovává jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka a toto zpracování je nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
7. Právo na omezení zpracování osobních údajů (čl. 18 GDPR)
Každý člověk, o němž UP zpracovává jakýkoliv jeho osobní údaj, má právo na omezení zpracování osobního údaje, který se ho týká. Uplatnění tohoto právo znamená, že UP sice může osobní údaje konkrétního člověka nadále uchovávat, avšak nemůže je jiným způsobem zpracovávat.
Právo na omezení zpracování osobních údajů však má člověk, kterého se osobní údaje týkají, pouze v těchto případech:
- Člověk, o němž UP zpracovává jakýkoliv jeho osobní údaj, popírá jeho přesnost. V takovém případě trvá omezení zpracování osobního údaje jen po dobu potřebnou k tomu, aby UP mohla přesnost osobních údajů ověřit.
- UP zpracovává jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka protiprávně, avšak tento konkrétní člověk, který UP poskytl jakýkoliv svůj osobní údaj, nežádá výmaz osobního údaje, nýbrž žádá omezení jeho zpracování.
- UP sice získala jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka a nadále jej již nepotřebuje, avšak tento konkrétní člověk UP požádá, aby mu popsaný osobní údaj vydala pro určení, výkon nebo obhajobu jeho právních nároků.
- Člověk, o němž UP zpracovává jakýkoliv jeho osobní údaj, vznesl námitku proti zpracování tohoto osobního údaje ve smyslu čl. 21 odst. 1 GDPR, tedy námitku zpochybňující nebo popírající oprávněnost zpracování osobního údaje ze strany UP. V takovém případě trvá omezení zpracování osobního údaje jen po dobu potřebnou k tomu, aby bylo ověřeno, že oprávněné důvody pro zpracování osobního údaje ze strany UP převažují nad oprávněnými důvody konkrétního člověka, o němž UP jakýkoliv jeho osobní údaj zpracovává.
UP však může zpracovávat jakýkoliv osobní údaj, jehož zpracování bylo omezeno, i jiným způsobem než jeho prostým uchováváním, z těchto důvodů:
- Zpracování jakéhokoliv osobního údaje konkrétního člověka bylo sice omezeno, ale tento konkrétní člověk, jehož se osobní údaj týká, dal UP souhlas s jeho zpracováním.
- Zpracování jakéhokoliv osobního údaje konkrétního člověka bylo sice omezeno, ale jeho zpracování je nutné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
- Zpracování jakéhokoliv osobního údaje konkrétního člověka bylo sice omezeno, ale jeho zpracování je nutné pro ochranu práv jiné fyzické nebo právnické osoby.
- Zpracování jakéhokoliv osobního údaje konkrétního člověka bylo sice omezeno, ale jeho zpracování je nutné kvůli důležitému veřejnému zájmu Evropské unie nebo jejího členského státu.
UP předem upozorní člověka, který dosáhl omezení zpracování jakéhokoliv svého osobního údaje, na skutečnost, že toto omezení bude zrušeno.
8. Právo na informace o příjemcích osobních údajů (čl. 19 GDPR)
Každý člověk může požádat UP, aby ho informovala o takových příjemcích, kterým žadatelovy osobní údaje zpřístupnilaa zároveň kterým později oznámila opravu, doplnění, výmaz či omezení zpracování jakéhokoliv žadatelova osobního údaje. Příjemcem osobních údajů jsou zpravidla osoby a orgány veřejné moci, zejména soudy, úřady a policie, mimoto např. zdravotní pojišťovny apod.
9. Právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 GDPR)
Každý člověk, o němž UP zpracovává jakýkoliv jeho osobní údaj, má právo na přenositelnost svých osobních údajů – avšak jen za níže uvedených podmínek.
Toto právo znamená, že člověk, který sám poskytl svůj osobní údaj UP, může žádat získání tohoto poskytnutého osobního údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a dále má právo tento získaný osobní údaj předat (přenést) k jinému správci, aniž by tomu UP mohla bránit. Toto právo též znamená, že každý člověk, který poskytl svůj osobní údaj UP, může žádat, aby UP přímo předala (přenesla) získaný osobní údaj jinému správci, pokud je to technicky proveditelné.
Právo na přenositelnost osobních údajů však má člověk, kterého se osobní údaje týkají, pouze v těchto případech:
- UP zpracovává konkrétní osobní údaj pouze automatizovaně a zároveň pouze na základě právního důvodu, jímž je souhlas se zpracováním osobních údajů.
- UP zpracovává konkrétní osobní údaj pouze automatizovaně a zároveň pouze pro účel uzavírání, měnění a rušení smluv a dohod a jejich jednotlivých ujednání.
Právem na přenositelnost osobních údajů však nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
Právo na přenositelnost osobních údajů se neuplatní na zpracování osobních údajů nezbytné pro splnění úkolu, který je prováděn ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci a kterým je UP pověřena.
10. Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR)
Každý člověk, o němž UP zpracovává jakýkoliv jeho osobní údaj, má právo vznést námitku proti zpracováváníjakéhokoliv svého osobního údaje. Toto právo však člověk má pouze v těchto případech:
- UP zpracovává jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka a činí tak proto, že je to nezbytné pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, která byla UP svěřena.
- UP zpracovává jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka a činí tak proto, že je to nezbytné pro účely oprávněných zájmů UP či třetí osoby.
- UP zpracovává jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka a činí tak proto, že je to nezbytné pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely.
- UP zpracovává jakýkoliv osobní údaj konkrétního člověka a činí tak pro účely přímého marketingu.
UP následně posoudí oprávněnost takové námitky.
Námitka, kterou člověk uplatňuje v případech uvedených výše pod číslem 1, 2 nebo 3, musí vycházet z důvodů týkajících se konkrétní situace člověka, který ji uplatňuje. UP dále nezpracovává osobní údaje, kterých se námitka týkala. Uvedené omezení dalšího zpracování trvá od okamžiku, kdy UP došla námitka, do okamžiku, kdy UP námitku vyřídila.
UP může osobní údaje, jejichž zpracování bylo napadeno námitkou, dále zpracovávat pouze tehdy, pokud prokáže alespoň jednu z níže uvedených skutečností:
- UP zpracovává jakýkoliv osobní údaj, proti jehož zpracování byla podána námitka, avšak pro uvedené zpracování má závažné oprávněné důvody, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami toho člověka, který námitku podal.
- UP zpracovává jakýkoliv osobní údaj, proti jehož zpracování byla podána námitka, avšak pro uvedené zpracování má závažné oprávněné důvody pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
Námitka, kterou člověk uplatňuje v případě uvedeném výše pod číslem 4 (zpracování pro účely přímého marketingu), nemusí vycházet z důvodů týkajících se konkrétní situace člověka, který ji uplatňuje. Uvedenou námitku může vznést člověk zásadně kdykoliv. UP dále nezpracovává osobní údaje, kterých se námitka týkala a které zpracovávala výlučně pro účely přímého marketingu. Uvedené omezení dalšího zpracování pak trvá napořád.
11. Právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 77 GDPR)
Každý člověk má právo podat stížnost na zpracování svých osobních údajů dozorovému úřadu, zejména v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení.
Tímto dozorovým úřadem tak zpravidla bude Úřad na ochranu osobních údajů.
Kontakt
Úřad pro ochranu osobních údajůadresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
tel.: 234 665 111
web: www.uoou.cz
Pochopitelně však preferujeme, pokud ještě před případným podáním stížnosti UP kontaktujete a popíšete, proč a v jakých ohledech se domníváte, že UP porušuje právní úpravu na úseku zpracování a ochrany osobních údajů. UP se pokusí vyřešit Váš podnět či Vaši žádost tak, aby stížnosti k dozorovému úřadu nebylo zapotřebí.
Pokud by Váš podnět či stížnost nenašel vyslyšení u příslušného zaměstnance UP, dovolujeme si Vás zdvořile požádat, abyste před podáním stížnosti také kontaktovali univerzitního pověřence pro ochranu osobních údajů, Bc. Mgr. Martina Tomáška, a to nejlépe e-mailem na adresu: dpo@upol.cz.
Metodická stanoviska pověřence pro ochranu osobních údajů
Pověřenec pro ochranu osobních údajů v souladu s vnitřní normou nazvanou Ochrana osobních údajů na Univerzitě Palackého v Olomouci vydává metodická stanoviska, která slouží zejména k zavedení a udržení správné praxe při zpracování osobních údajů, při rozvoji kultury ochrany osobních údajů na UP a při sjednocování praxe zpracování osobních údajů jednotlivými součástmi UP.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů vydal následující metodická stanoviska: